Amikor kipróbálok valami új technológiát általában „égnek áll a hajam”. „Minek ez a sok eszköz.” „Csak a költség van vele.” „Ráadásul rengeteg időm elmegy.” „Jajj, már megint nem sikerült.” „Hűha kár volt megvenni, úgysem értek hozzá.” „Azt nem értem mások hogy csinálják.” 😊

Aztán miután megtanulom az adott eszköz használatát rájövök, hogy már élni nem tudok nélküle. Kiderül, hogy csak először volt nehéz a használata. Minél gyakorlottabb vagyok annál gyorsabban megy minden és rengeteg időt spórolok meg. Az idő meg pénz –, mint tudjuk.

A digitális iroda olyan munkakörnyezet, amelyben az információkat elektronikusan tároljuk és rendezzük, amelyek így könnyen visszakereshetők.

Hozzám hasonlóan talán Ti is azt gondoljátok ez elején, hogy felesleges az a sok „kütyü”, csak megbonyolítja az életet. Ez nem így van, éppen ezért írtam össze a digitális iroda néhány előnyét.

1. Kapcsolattartás korlátok nélkül

Elektronikus levelezés, üzenetküldés nélkül ma már az üzletépítés elképzelhetetlen. Adott szoftverek segítségével földrajzi-, és időkorlát nélkül tudunk kapcsolatot tartani az ügyfeleinkkel és üzleti partnereinkkel.

2. Termelékenység növelése

Könnyű dokumentum tárolás és hozzáférés

A vállalkozások gyakran nem veszik észre, hogy mennyi nem produktív időt töltenek a dokumentumok keresésére. Egy felmérés szerint a vállalkozók 31%-a azt vallja, hogy ha nem kellene dokumentumokat keresgetnie akkor az időt üzletfejlesztéssel töltené.

A digitális tárolás azt jelenti, hogy a rendszerezetten tárolt dokumentumok gyorsan és könnyen elérhetők. Emellett javítja a dokumentumok terjesztésének, nyomtatásának és kézbesítésének folyamatát, így termelékenység fokozó. Egyre több olyan vállalkozás van, amelyek nem rendelkeznek nagy irodaépületekkel, sőt még irodával sem. A digitális tárolás jó megoldást kínál arra, hogy a vállalkozás dokumentumait megfelelő módon tároljuk. Manapság már egyáltalán nem ritka, hogy emberek otthonról dolgoznak, távmunkában. A digitális tárolás lehetővé teszi, hogy a dokumentumok mindenki számára könnyen elérhetőek, módosíthatóak legyenek, akár a föld különböző pontjairól.

(Remarkable digitális jegyzetfüzet, https://remarkable.com/)

      3. Biztonság

A biztonságos szervereken történő tárolás csökkenti az adatvesztési kockázatot. A dokumentumokhoz csak a jogosult felhasználók férhetnek hozzá és a biztonságos rendszer védelmet nyújt az illetlen kezektől.

(Bitwarden jelszótároló szoftver, https://bitwarden.com/)

4. Fejlettebb ügyfélkiszolgálás

Az ügyfélkiszolgálás minden üzlet alapvető feladata, hiszen ez a bevétel, profit alapja. A digitális nyilvántartás lehetővé teszi az összes ügyféladat könnyű elérését ezzel segítve a vállalkozást, hogy tevezetten és gyorsabban reagáljon az ügyfelek igényeire az ügyfél előzményei alapján.

(JustDoo projektkezelő és ügyfélnyilvántartó szoftver, https://www.justdoo.hu/)

5. Szakmai kiválóság

El sem tudom képzelni a digitális irodámat olyan szoftverek nélkül ami az értékesítési és marketing munkámat segítik. Ezekkel van lehetőségünk különböző kép-, és hanganyagot, videókat készíteni.